Как оформить протокол общего собрания участников ООО

   В сентябре 2014 года вступили в силу поправки к ГК РФ (ст. 67.1 п. 3), сделавшие нотариальное заверение протокола общего собрания обязательной процедурой, конечно, при условии, что другой порядок не предусмотрен уставной документацией. О тонкостях утверждения протокола и пойдет речь в данной статье.

Заверение протокола у нотариуса: преимущества и недостатки

   Введение обязательного заверения протокола у нотариуса вызывает множество споров у юристов и отношение к этой идее довольно неоднозначно. Но все же, она имеет очевидные преимущества.

   Во-первых, подобная мера будет эффективна в ситуации внутреннего конфликта, когда учредители в течение длительного периода времени не могут достичь консенсуса и существует риск фальсификации протокола. Нотариальное заверение, в данной ситуации, будет выступать определенным гарантом его достоверности. Ведь ответственность за подделку подписи нотариуса, теперь наступает одновременно по нескольким статьям УК РФ (185.5 и 327), санкция предусматривает до 4 лет лишения свободы. Конечно, даже такое наказание не сможет гарантировать100% защиту от фальсификации документа – всегда найдутся умельцы, способные весьма убедительно подделать удостоверяющую подпись или нотариусы, готовые за определенное вознаграждение пойти на "сделку с совестью". Но все же достоверность заверенного документа более высока, да и подлинность не трудно проверить отправив нотариусу, подписавшему его, соответствующий запрос.

   Во-вторых, обязательное нотариальное утверждение избавит компании с уже существующими внутренними разногласиями от необходимости принятия решения, касающегося процедуры заверения.

   В третьих, выбор все равно остается за участниками: они могут следовать порядку, предусмотренному законодательством РФ, или выработать собственную процедуру утверждения, причем сделать это можно даже без внесения изменений в устав.

   Все специалисты сходятся во мнении, что обязательное нотариальное заверение – мера, в первую очередь, необходимая для "проблемных" организаций, для остальных же, не подверженных внутренним разногласиям, она явно излишняя. Поэтому целесообразно перейти к рассмотрению вариантов, не требующих участия нотариуса.

Способы безнотариального утверждения протокола

   ГК РФ предлагает несколько безнотариальных вариантов заверения решения, принятого общим собранием.

• Подписание всеми участниками или некоторыми из них, имеющими на то соответствующие полномочия, прописанные в уставной документации или решении ООО. При этом нормы законодательства не содержат никаких указаний, относительно порядка выбора лиц, которым могут быть делегированы подобные полномочия. Специалисты полагают, что к ним можно отнести лицо, выполняющее функции председательствующего, секретаря или учредителя, владеющего наиболее "весомой" долей в УК.
• Применение технической аппаратуры, фиксирующей непосредственно факт принятия решения. Обычно к таким средствам принято относить видео-или аудиозапись. Для записи мероприятия можно использовать автомобильный видеорегистратор, позволяющий одновременно зафиксировать дату, время, качественное изображение и звук. Но допустимо и применение обычной видеокамеры, диктофона либо мобильного телефона. В дальнейшем, сделанная запись просто копируется на компьютер. Нужно учитывать, что не все суды принимают к рассмотрению копии записей, многие требуют предоставить именно оригинал. Возникает вопрос: какой носитель предоставлять в качестве оригинала, если запись велась на регистратор или диктофон? Если конструкция аппаратуры предполагает запись на съемный информационный носитель (флеш-карту, диск и пр.), именно он приобщается к материалам дела. Если же запись производится на внутреннюю память устройства, его и требуется предоставить в качестве носителя информации. В начале записи необходимо озвучить кем, когда и при каких обстоятельствах она осуществлялась. Затем проверяется наличие всех участников, выбирается председатель и озвучиваются вопросы, подлежащие обсуждению. Председатель четко и громко произносит результаты голосования по каждому из пунктов повестки дня, перечисляя фамилии тех, кто проголосовал "за", "против" или воздержался. Видеозаписи являются неотделимой частью протоколов, поэтому должны храниться вместе с ними.
• Иным методом, не противоречащим нормам действующего законодательства. Здесь любое юридическое лицо может самостоятельно выбрать подходящий ему метод утверждения, главное, чтобы он был законным. Как вариант, изобретение специального приложения для мобильных устройств, позволяющего идентифицировать личность участника, место, время и дату проведения собрания и пр. Но на полном серьезе обсуждать подобный метод несколько преждевременно, хотя технически воплотить его вполне возможно.

   В соответствии с Гражданским Кодексом, порядок заверения может прописываться в уставе организации либо приниматься единогласно на общем собрании всеми участниками ООО.

   Причем для внесения в уставную документацию изменений, касающихся порядка заверения протокола, единогласного утверждения не требуется, достаточно набрать большинство голосов. Но специалисты рекомендуют в первое время принимать подобное решение единогласно, что связано со спецификой трактовки законодательных актов некоторыми сотрудниками ИФНС и нотариусами.

   Решение же общего собрания подлежит единогласному принятию. Оно будет считаться легитимным, если в его принятии участвовали все члены общества, а не только посетившие собрание.

   Решение, определяющее порядок заверения, может вноситься в протокол дополнительным пунктом. Но такая процедура сопряжена с определенными трудностями, ведь не на каждом собрании присутствуют абсолютно все члены общества. Проблема решается следующим образом: единогласно принимается отдельный протокол, определяющий способ утверждения, который всех устраивает, а во всех последующих содержится лишь ссылка на него. В результате отпадает необходимость во внесении изменений в уставную документацию, в обращении в нотариат и в прибытии на собрание всех членов ООО.

Итак, помимо обращения к нотариусу имеется еще несколько вариантов заверения протокола:

• подписание всеми членами общества;
• частью участников, наделенных специальными полномочиями;
• видео- или аудиозапись.

   Выбранный метод:

• прописывается в уставной документации ООО;
• принимается обособленным решением на каждом собрании и вносится дополнительным пунктом в протокол;
• единогласно принимается на одном из собраний, а все последующие протоколы содержат ссылку на него.

   Среди перечисленных выше способов нет универсального, который подойдет всем без исключения. Выбор необходимо осуществлять, исходя от конкретных обстоятельств. Например, компаниям, проводящим собрания не чаще одного раза в год, и легко принимающим решения по всем вопросам, нецелесообразно вносить изменения в уставную документацию, проще в протокол внести еще один пункт.

   Если же члены общества любят жаркие споры и проявляют забывчивость в отношении сказанных ими слов, оптимальным вариантом будет видеосъемка. "Проблемным" организациям лучше прибегнуть к услугам нотариуса.

   P.S. С 2016 года обязательному нотариальному заверению подлежат все протоколы, касающиеся увеличения размера УК.